5 Conseils de facturation pour améliorer les flux de trésorerie

… et pourquoi se faire payer à l’avance peut vous causer des problèmes!

Faire une vente, mais ensuite faire faillite avant d’avoir livré le projet, est une course de fous!

Un défi important dans la gestion de toute entreprise de conseil est le flux de trésorerie.

Si vous n’êtes pas au courant de vos flux de trésorerie, vous finirez par devoir emprunter de l’argent. Que ce soit un prêt traditionnel ou un découvert, ou en utilisant l’affacturage facture.

L’affacturage de facture est l’endroit où vous vendez essentiellement vos factures à un tiers, qui vous donne l’argent à l’avance et poursuit le paiement en votre nom. Bien sûr, il y aura des frais pour cela, qui dépendra d’un certain nombre de facteurs et variera selon le prêteur.

Et si vous n’êtes pas à la hauteur de vos liquidités et que vous n’avez pas la capacité d’emprunter, alors vous allez faire faillite!

Dans cet article de blog, je vais vous expliquer comment réduire les risques de flux de trésorerie avec vos propositions et votre approche de facturation.

L’objectif de réduire le risque de flux de trésorerie

L’objectif de réduire le risque de flux de trésorerie est d’être payé dès que possible. Si vous travaillez avec des moyennes et grandes entreprises, vous n’aurez peut-être pas autant de contrôle sur le processus que vous le souhaitez.

Par exemple, l’un des plus grands clients d’entreprise dans mon entreprise de conseil a des conditions de paiement strictes de 90 jours. Je peux les accepter, ou je peux prendre vos affaires ailleurs!

Mais qu’est-ce qu’un délai de paiement acceptable pour votre entreprise de conseil, et où et comment le définissez-vous?

Quand j’ai commencé mon cabinet de consultation, j’ai d’abord fourni à mes clients 30 jours pour payer. Je l’ai fait surtout parce que je me sentais comme si j’étais une entreprise sérieuse! Honnêtement. Quel fou! Je ne pensais pas que je serais pris au sérieux si j’avais des délais de paiement plus courts.

Cependant, au fil du temps, je me suis rendu compte qu’il y avait plusieurs façons d’améliorer mon flux de trésorerie, notamment en changeant comment et quand je serais payé.

Voici 5 choses que vous pouvez faire pour améliorer votre situation de trésorerie:

1. Facture à l’avance

Dans mon activité de conseil, nous fournissons des leçons apprises en tant que service. La durée de l’abonnement est de 12 mois. Parce que le service est acheté par les moyennes et grandes entreprises, les conditions de paiement ont tendance à être plus longues – par exemple, 90 jours.

Dans le but de réduire l’impact, je facture toujours à l’avance au début de chaque mois. Cela signifie que le pire scénario est que j’attends 90 jours. Si je facture à la fin du mois, je pourrais attendre 120 jours!

Si vous avez des conditions de paiement qui dépassent le temps que le projet prendra pour terminer, vous devriez seulement facturer entièrement à l’avance. Vous n’avez pas besoin d’avoir reçu les frais (sous réserve de votre propre évaluation du risque que le client ne paie pas), mais vous avez besoin de la facture pour être dans le système.

2. Assurer la clarté dans la compréhension de «complet»

Une autre tentation est d’offrir de facturer votre client lorsque le projet est terminé. Mais cela représente un risque important. D’une part, est-ce clair ce qui détermine un projet achevé?

Si vous fournissez un rapport à votre client, par exemple, il peut prendre un ou deux brouillons supplémentaires avant que le rapport ne soit entièrement accepté. Vous ne contrôlerez probablement pas ce processus, car vous attendrez que le client vous le remette.

Pour éviter cela, assurez une clarté absolue dans ce que vous définissez comme «complet». Par exemple, si votre produit livrable final est un rapport, vous pouvez indiquer dans les termes de la facture dans votre proposition que vous allez:

«Facture à la livraison du premier projet»

3. Fractionnement de la facturation en paiements d’étape

Parfois, il n’est pas approprié de facturer un projet entier à l’avance ou à la fin, car cela représente trop de risques pour vous ou le client. Dans ces cas, il est avantageux de décomposer le projet en une série de paiements d’étape.

En tant que consultant en stratégie, j’ai souvent décomposé ma facturation en trois étapes, comme suit:

  • 40% sur commande
  • 40% à la fin de la phase de recherche
  • 20% à l’achèvement

L’objectif principal est de couvrir le fonds de roulement. Par là, je veux simplement dire que vous facturez suffisamment d’argent pour payer les ressources et tout le matériel nécessaire pour terminer le travail au moins jusqu’à la prochaine facture.

En même temps, il est important que le client ait le sentiment d’avoir un certain contrôle. C’est pourquoi je dois généralement laisser un montant à la fin. Il ne devrait pas être supérieur à 25%, et en règle générale, il ne devrait jamais être supérieur à votre marge bénéficiaire brute (en tant que société de conseil, la marge brute est généralement> 40%, il est donc peu probable que vous économisiez autant facturé à la fin de toute façon).

Je n’ai jamais eu de facture non payée, mais il y aura des cas où un client contestera l’achèvement (voir point 3 ci-dessous).

Maintenant, vous ne devriez jamais offrir un rabais pour surmonter l’insatisfaction. Il y a toujours une meilleure solution gagnant / gagnant.

4. Faites correspondre vos conditions de paiement client à vos sous-traitants et partenaires

Il est important de reconnaître que vous n’êtes pas une banque! Vous n’êtes pas en train de prêter de l’argent, que ce soit à votre client, à vos sous-traitants ou à vos partenaires. Si vous avez des termes de 90 jours (ou d’autres conditions) avant d’être payé, vous appliquerez idéalement les mêmes conditions aux personnes que vous devez payer.

Il va sans dire que cela n’inclut aucun employé / personnel permanent.

Dans mon activité de conseil, j’ai une relation profonde et à long terme avec une agence de recrutement spécialisée. En raison de la valeur de cette relation, ils correspondent toujours à mes conditions de paiement lorsque j’ai besoin de ressources de leur part.

Cela m’apporte un avantage significatif puisque les entrepreneurs au Royaume-Uni veulent généralement que leurs factures paient chaque semaine. L’agence les paie chaque semaine, et je paie l’agence pour les durées plus longues que nous avons convenues.

Il en résulte que l’agence de recrutement assume ce risque. Bien sûr, en tant qu’agence de recrutement, leurs frais sont couverts par le taux journalier qu’ils m’imposent. Ce taux journalier peut être plus élevé que le coût de l’affacturage facture, cependant, les entreprises d’affacturage facture n’ont pas une base de données des entrepreneurs comme une agence de recrutement fait.

5. Retenir une partie des frais de sous-traitance

En 1997, j’étais chef de projet. Un consultant cherchait à m’engager pendant 3 mois pour gérer un projet de déploiement de bureau Windows. Le consultant avait un entrepreneur précédent qui était brusquement parti, les laissant dans l’embrasure.

Dans le but de réduire le risque de recrutement, ils m’ont offert un taux de jour attrayant, mais ils ont gardé 20% de leur salaire en guise de prime d’achèvement à la fin de l’engagement.

Je pense que cette idée est géniale, et je l’ai appliquée plusieurs fois moi-même lorsque je fais appel à des entrepreneurs pour des missions de conseil.

Il ne fonctionne pas toujours

Malgré toutes ces mesures, parfois les choses ne se passent pas comme prévu.

Pour commencer, vous pouvez avoir des conditions contractuelles de paiement, mais cela ne signifie pas que le client les respectera. Parfois, la bonne chose à faire pour virer le client. Mais, plus souvent qu’autrement, vous avez besoin du client autant qu’ils ont besoin de vous!

Mon pire scénario était d’attendre 192 jours avant de recevoir une facture conséquente! J’ai eu de la chance parce que j’avais d’autres projets et clients à l’époque. Cela m’a permis de payer mes sous-traitants et mon équipe à partir des honoraires d’autres projets, en attendant la facture en souffrance. C’était une stratégie risquée, mais moins risquée que de risquer que les entrepreneurs quittent le site si je ne les payais pas.

La raison de ce retard était que nous avions envoyé la facture à la mauvaise personne! C’était la même personne que nous leur avions toujours envoyée auparavant, donc je ne peux pas expliquer pourquoi ça s’est mal passé cette fois. Mais peu importe, nous n’avons pas suivi leur processus correct, qui avait été clairement défini dans leurs T & C.

J’ai appris qu’il est essentiel de connaître le processus de facturation du client. Toujours trouver:

  • À qui devez-vous soumettre vos factures pour assurer le paiement en temps opportun?
  • Quels détails doit-il contenir? Par exemple, le numéro de commande du client
  • Qui devez-vous contacter si une facture est retardée? Souvent, vous ne voulez pas que le client soit dérangé par les paiements de factures, car ce n’est pas son problème immédiat. Vous voulez que le client se concentre sur les résultats que vous fournissez.

Quand rechercher le paiement et comment?

Il n’y a pas de juste ou de faux dans la poursuite du paiement. Dans mon activité de conseil, je ne veux pas que les clients pensent que nous avons désespérément besoin d’argent. Si une facture est en retard, j’attends généralement au moins 2 semaines avant de la poursuivre. Souvent, il suffit de s’asseoir avec quelqu’un dans la C-suite pour autoriser le paiement. Ces gens sont très occupés. Habituellement, un coup de pouce rapide par téléphone ou par courriel suffit pour lancer le bal.

Soyez très prudent cependant, car vous pouvez attendre trop longtemps pour chasser le paiement. Dans un précédent cabinet de consultants, nous étions sur un projet de plusieurs millions de livres avec une grande banque américaine. Nous avions été laxistes avec la facturation, et pour résumer une longue histoire, nous avons fini par réduire la facture de plus de 400 000 £. Aie!

Une des raisons pour lesquelles la facturation tardive peut être un problème est que les projets sont payés à partir des années budgétaires. Si votre facture arrive trop tard, elle peut s’étendre sur plusieurs années et causer des problèmes au client. Il y a peu de fois que vous pouvez vous sentir aussi stupide que lorsque vous mettez votre client dans cette situation.

Se faire payer trop tôt

Inversement, il y a un risque de se faire payer trop tôt. Laisse-moi expliquer…

Avec certains de nos plus gros clients, si un budget n’est pas dépensé en une année, il sera réduit le prochain. Cela peut conduire à une série d’opportunités vers la fin de l’exercice. Ou, comme je vois beaucoup de vendeurs faire (et pourquoi pas!), “But suspendu” chez le client à cette période de l’année.

Mais, même si cela peut être génial pour le vendeur, cela peut être un cauchemar pour gérer la livraison. Explorons un scénario:

Le client vous demande de leur facturer 10 000 £ pour vous aider à dépenser le reste du budget. Ce projet sera déterminé plus tard. Vous êtes sur des conditions de paiement de 30 jours, donc dans 30 jours vous accumulez l’argent.

Cependant, vous devez maintenant l’effort. Vous êtes maintenant dans une position où vous devez votre client – les tables ont tourné. C’est très bien à bien des égards, car cela arrive chaque fois que vous facturez à l’avance et que vous êtes payé avant que le travail ne soit entrepris.

Le danger survient lorsque le client a trop de temps pour demander la livraison du projet, pour les raisons suivantes:

  • Ils pourraient appeler l’heure tard dans l’année lorsque vous et votre équipe êtes déjà occupés. Cela pourrait signifier que vous devez retarder le projet ou d’autres projets ou engager du personnel supplémentaire pour faire face à la charge de travail. Cela signifie réduire les profits
  • Pire encore, si vous êtes dans une trempette sur les montagnes russes de revenu. Ce que je veux dire par là, c’est que vous n’avez pas beaucoup d’argent à la banque. En même temps, votre client qui a payé à l’avance veut vous donner sa livre de viande, ce qui vous empêche de gagner de l’argent supplémentaire ou nouveau auprès de quelqu’un d’autre. Ce n’est pas une bonne idée de savoir que vous avez dépensé de l’argent dans votre entreprise que vous n’avez pas encore gagné. Croyez-moi, j’ai été là.
  • Si le travail n’est pas clair, vous ne vendez pas de valeur, mais du temps. Je ne préconise jamais la vente de temps. Vous pouvez décider tout au long de l’année d’ajuster votre tarif journalier équivalent. Si vous avez été payé à l’avance, le client peut s’attendre à un taux inférieur ou plus de jours pour leur argent

Voici comment je gère ce scénario quand il se pose. En théorie, c’est très simple. Définir un calendrier précis dans lequel le projet doit être livré – 3 mois par exemple. De plus, assurez-vous qu’il y a un accord clair avec le client sur ce qu’est le «taux journalier» (cela peut, bien sûr, être difficile si vous ne savez pas quel membre de l’équipe est requis).

À la fin de la journée, bien qu’il ne soit pas idéal d’être payé de cette façon, il y a beaucoup de choses qui peuvent arriver dans votre entreprise. Et dans ce scénario, vous aidez votre client, c’est pourquoi vous avez démarré une entreprise de conseil en premier lieu.

résumer

Alors récapitulons. Les flux de trésorerie sont essentiels à la réussite de votre entreprise.

Grâce à vos propositions et à la facturation, vous pouvez déterminer la meilleure stratégie de flux de trésorerie pour vous, votre client et vos sous-traitants.

Cinq choses que vous pouvez faire pour améliorer votre situation de trésorerie sont:

  • Facture à l’avance
  • Assurer la clarté dans la compréhension de «complète»
  • Fractionnement de la facturation en paiements d’étape
  • Faites correspondre vos conditions de paiement client à vos sous-traitants et partenaires
  • Retenir une proportion des frais de sous-traitance

Et enfin, soyez très clair lorsque le paiement est dû, et chasser les paiements en retard – seulement pas trop agressivement.

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Publié initialement à.